Организация системы обработки информации на предприятии

Документооборот является важной составляющей управления любым современных предприятием, которое пытается автоматизировать свою деятельность и более эффективно использовать свои ресурсы.

Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно организовано документооборот, поскольку без надлежащей организации документооборота, может сильно осложниться работа предприятия.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Документооборот на предприятии обеспечивает оперативное прохождение документов по всем видам потоков — горизонтальных, вертикальных.

Способов реализации системы обмена информацией и документами между сотрудниками очень много, поэтому руководству нужно тщательно проанализировать свои потребности и возможности. Может случиться и так, что подойдет готовое программное решение, такое как: http://ursaj.com.

При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которому происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.

Основными этапами документооборота являются:

1) прием документов;

2) обработка;

3) распределение;

4) регистрация;

5) передача документов;

6) доставка;

7) контроль выполнения.

Организация документооборота на предприятии осуществляется по основному принципу сочетания централизации и децентрализации, что предусматривает централизованную обработку наиболее важных документов в организации, касающиеся всего предприятия и предоставления права самостоятельно работать с документами локального значения подразделениям предприятия.

В процессе функционирования систем документооборота оказывается ряд проблем, уменьшают эффективность обработки документов и скорость прохождения информации между различными субъектами управления, каковы бюрократия, низкая квалификация персонала, несвоевременность исполнения документов, отсутствие четкой регламентации процесса документооборота, некомпетентность персонала по решению определенных вопросов документооборота и другие.

В условиях развития информационных технологий, которые на сегодня уже достигли значительного уровня, использования в системе документооборота будет фактором повышения эффективности всех процессов.

Одним из направлений совершенствования документооборота по использованию новейших информационных технологий можно назвать внедрение систем электронного документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота предусматривает решение на предприятии ряда основных вопросов:

— Технические (определение параметров компьютерной техники и средств организационной техники поддержания электронного документооборота);

— Организационные (разработка правил работы и определение полномочий пользователей системы документооборота);

— Кадровые (обучение персонала работе с системой документооборота) и др.

Авторы и литература:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.